व्यवसायसँग सम्बन्धित सबै कागजातहरूलाई व्यवस्थित वा दुरुस्त रूपमा राख्ने क्रियाकलापहरूलाई व्यवसायको अभिलेखीकरण भनिन्छ । बोलचालको भाषामा यसलाई रेकर्ड राख्ने वा खाता राख्ने पनि भन्दछन्। व्यवसायको आकार (कत्रो व्यवसाय हो) र प्रकृति अनुसार राखिनुपर्ने अभिलेखहरू धेरै वा थोरै हुन सक्दछन् । तर आम्दानी खर्च, सम्पत्ति तथा दायित्व, स्टक (सामानहरूको सूची खाता), दर्ता, कर, नवीकरण,सम्झौता जस्ता आधारभूत अभिलेखहरू हरेक व्यवसायले राख्नै पर्दछ ।
अभिलेखहरू दुरुस्त राख्नुपर्दछ र अद्यावधिक पनि हुन पर्छ। जुन बेला जे काम भयो त्यसको रेकर्ड त्यही बेला राखिहाल्नुपर्छ,भरे भोलि राखौला भनेर आलटाल गर्न हुँदैन। व्यवसायको सफलतामा अभिलेखीकरणको ठुलो महत्त्व हुन्छ। अभिलेखहरू कुनै हातैले लेखेर वा टाइप गरेर राखिन्छन् र कुनै कम्प्युटर (डिजिटल माध्यम)मा फाइल तथा फोल्डरको रूपमा तयार गरी राखिन्छन्। व्यवसायसँग सम्बन्धित अति महत्त्वपूर्ण अभिलेखहरूलाई स्क्यान गरेर कम्प्युटरमा राख्नु अझ राम्रो हुन्छ।
व्यवसायको अभिलेखीकरण गर्दा के फाइदा हुन्छ ?
- व्यवसायसँग सम्बन्धित कागजातहरूको सुरक्षा तथा संरक्षण हुन्छ।
- आवश्यक परेको बेला सम्बन्धित ठाउँमा पेस गर्न तथा प्रयोग गर्न सजिलो हुन्छ।
- व्यवसायको सञ्चालन प्रक्रियालाई प्रभावकारी र पारदर्शी बनाउँछ।
- व्यवसायको पहिचान कायम गर्छ ता बढाउँछ।
- कार्य सञ्चालन प्रक्रियालाई छिटो र छरितो पनि बनाउँछ र समयको पनि बचत हुन्छ।
- व्यवसायमा काम गर्ने व्यक्तिहरूको जिम्मेवारीको मूल्याङ्कन गर्न सजिलो हुन्छ।
- व्यवसायको उन्नति प्रगतिको मापन गर्न सजिलो हुन्छ।
कसरी गर्ने अभिलेखीकरण ?
१.आवश्यक खाताहरू राख्ने। (जस्तै)
- आम्दानी तथा खर्च खाता
- सम्पत्ति तथा दायित्व खाता
- सामानहरूको सुची(स्टक) खाता
- कर्मचारीहरूको अभिलेख खाता (हाजिरी,बिदा आदि)
- आगन्तुक पुस्तिका
- नगद भुक्तानी तथा उधारो खाता
- बैठक तथा साधारण सभा पुस्तिका आदि
२.रेकर्ड फाइलहरू
- कर्मचारी नियुक्ति,अवकाश, कार्य जिम्मेवारी आदि
- सूचना तथा विज्ञापनहरू
- प्रमाण पत्रहरू,सम्झौतापत्रहरू, कर तथा बीमा सम्बन्धी कागजातहरू आदि
३.प्रतिवेदन
- मासिक,त्रैमासिक,अर्धवार्षिक, वार्षिक प्रतिवेदनहरू
४.फोटोग्राफहरू
५.डिजिटल सूचनाहरू इमेल आदिका फाइल तथा फोल्डरहरू